+31 229 714200 •  

Podio gebruiken als logboek

Ontwikkeling 1 jaar geleden

Onlangs hebben we voor een klant een systeem opgeleverd waarbij ieder uur bedrijfsgegevens, contactpersonen en artikelen van het ERP-systeem naar Podio worden gesynchroniseerd. Elke synchronisatie levert een synchronisatielog op die opgeslagen wordt op de server. De klant wil graag inzicht in de synchronisatielog hebben zodat hij zelf kan controleren hoeveel en welke data gesynchroniseerd is. Het systeem draait op onze eigen beveiligde server waar de klant geen toegang toe heeft. Één van de opties was om elk uur het logbestand te e-mailen naar de klant. Een mooiere oplossing is om de logbestanden in Podio te zetten, dat hebben we dan ook gedaan. In deze blog leg ik uit hoe we dit opgezet hebben en welke mogelijkheden dit nog meer bied.

De logboek-app
Allereerst hebben we een logboek-app gemaakt waar logbestanden geplaatst kunnen worden. De app heeft 2 velden:

  • een vrij tekstveld genaamd "Log" waar we de inhoud van de synchronisatie-log kunnen plaatsen
  • Een berekeningsveld genaamd "Date/Time" waar we datum en tijd van ontvangt van het logbestand kunnen plaatsen. Dit doen we met de berekening:
    @Gemaakt op

Om per e-mail een synchronisatielog toe te voegen aan de Logboek-app, moeten we hier een e-mailadres aan koppelen. Bij de instellingen van de app staat de optie "E-mail naar app". Hier vinden we het e-mailadres van de app en kunnen e-mailvelden gekoppeld worden aan de app-velden. Daar hebben we de "Body" van het e-mailadres aan het veld Log in de logboek-app. Het veld "Date/Time" is een berekeningsveld dat automatisch ingevuld wordt bij het aanmaken van een item, deze hoeven we dus niet te koppelen.

Logboek automatiseren
Nu alle synchronisatielogs in Podio opgeslagen worden kunnen we een controles toevoegen bij het aanmaken van log-items. Een van de controles die we toegevoegd hebben is het versturen van een e-mail wanneer de synchronisatie mislukt is. Dit doen we met GlobiFlow. Dit is een add-on voor Podio waarmee je eenvoudig als-dan-acties kunt definiëren.

Mislukte synchronisaties zijn eenvoudig te herkennen. Deze missen namelijk de zin "Sync operation completed" die bij elke gelukte sync-operatie als laatste toegevoegd wordt aan de log. We voegen dus een berekeningsveld "Failed" toe die op zoek gaat naar deze zin. Dit kan door middel van de berekening:

@Log.search('Sync operation completed') == -1 ? 1 : 0

Als de zin voorkomt geeft het veld "1" (waar) als resultaat, als de zin niet voorkomt wordt het resultaat "0" (niet waar).

Nu we de mislukte synchronisatie kunnen herkennen, voegen we in GlobiFlow een actie toe die uitgevoerd wordt bij het aanmaken van een nieuwe log-item. Als voorwaarde geven we aan dat het veld "Failed" gelijk moet zijn aan "1" (waar). Bij acties kunnen we aangeven dat we een e-mail willen versturen. In deze e-mail zetten we een link naar het synchronisatie-item zodat de ontvanger de synchronisatielog kan bestuderen. 

Tot slot
Naast het versturen van e-mails bij mislukte synchronisaties biedt het logboek in Podio nog meer mogelijkheden. Zo houden we bij elke log-items in Podio bij hoeveel en welke type data gesynchroniseerd worden. Daar kunnen we eenvoudig grafieken en overzichten voor genereren in Podio. Ook kunnen log-items via Podio eenvoudig gedeeld worden met derden.

Wilt je meer weten over Podio en het automatiseren van uw bedrijfsprocessen? Neem dan contact op met ons.